نحوه نوشتن متن نامه اداری

نامه اداری یکی از ابزارهای مهم ارتباطی در محیط های رسمی و سازمانی است که برای انتقال درخواست ها، گزارش ها، پیشنهادات و سایر پیام های رسمی به کار می رود. در نامه نگاری اداری، برخلاف نامه های معمولی از ساختار، لحن و قواعد مشخصی استفاده می شود و باید با رعایت اصول حرفه ای نگارشی نوشته شود. اصول و نحوه نوشتن نامه ی اداری، با توجه به هدف شما و گیرنده نامه متفاوت است.

به همین دلیل، ما در این مقاله قصد داریم طریقه نوشتن نامه اداری و رسمی برای موقعیت های مختلف را آموزش دهیمو علاوه بر این، گاهی اوقات باید نامه خود را در قالب فایل ورد ارسال کنید. در انتهای مقاله آموزش می دهیم که چگونه در ورد نامه اداری بنویسیم.

نوشتن نامه اداری

نامه اداری کوتاه یک ابزار ارتباطی رسمی است که برای انتقال پیام ها، درخواست ها، گزارش ها، پیشنهادات و سایر اطلاعات در محیط های کاری، سازمانی و رسمی به کار می رود. نامه اداری به انگلیسی business letter گفته می شود. دلیل اصلی نگارش نامه اداری این است که پیام به شکل دقیق، شفاف و استاندارد منتقل شود تا سوء تفاهمی به وجود نیاید و روند ارتباطات رسمی بهبود یابد.

نامه نگاری اداری در محیط های مختلفی مانند شرکت ها، ادارات دولتی، سازمان های خصوصی، دانشگاه ها و نهادهای آموزشی یا حتی بین المللی انجام می شود. این نامه ها را می توانید برای کارفرمایان، همکاران، مشتریان، نهادهای دولتی یا هر شخص یا گروهی که در یک رابطه رسمی با آن قرار دارید، ارسال کنید. نوشتن نامه اداری برای تمام کسانی که در محیط های اداری و دفتری کار می کنند از جمله منشی، اجباری است.

نگارش یک نامه اداری موثر نیازمند تسلط بر مهارت های مختلفی است. از جمله این مهارت ها می توان به توانایی استفاده از زبان رسمی، رعایت ساختار استاندارد نامه، انتخاب لحن مناسب، تنظیم جملات به طور دقیق و استفاده از مهارت های هفتگانه کامپیوتر اشاره کرد. اگر نمی دانید مهارت های هفتگانه کامپیوتر چیست و برای نوشتن نامه های اداری چگونه می توان از آنها استفاده کرد، پیشنهاد می کنیم مقاله icdl را مطالعه کنید.

فرمت نامه اداری

تفاوت نامه اداری و معمولی این است که چارچوب نامه اداری مشخص است و باید رعایت شود، اما نامه معمولی چارچوب خاصی ندارد و به هر نحوی نوشته می شود. در نگارش کلاس هشتم، درس نامه اداری کاروفناوری هشتم، چارچوب کلی متن نامه اداری آموزش داده شد. در این قسمت قصد داریم به صورت کلی چارچوب نامه اداری را توضیح دهیم.

چارت نامه اداری به صورت کلی به شرح زیر است:

بخش های مهم سربرگ هر نامه اداری شامل تاریخ، شماره پیوست نامه، وضعیت پیوست، موضوع نامه و مشخصات گیرنده می شود.

• محتوای اصلی نامه

محتوای نامه از پنج قسمت تشکیل شده که شامل ادب و احترام، مقدمه، پیام اصلی، نتیجه گیری یا جملات پایانی و سپاس گزاری می شود.

در پابرگ نامه نیز باید نام فرستنده، سمت سازمان فرستنده و امضا و تاریخ درج شود.

معمولا در ادارات و دفترهای رسمی، نوشتن نامه های اداری به بخش ها و سازمان های مختلف بر عهده مسئول دفتر است. اگر نمی دانید مسئول دفتر چه کسی است و چه وظایفی را بر عهده دارد، پیشنهاد می کنیم مقاله وظایف مسئول دفتر را مطالعه کنید.

در نوشتن نامه اداری چه نکاتی را باید رعایت کرد

اولین و مهم ترین نکته در هنگام نوشتن یک نامه اداری کوتاه یا حتی نامه اداری انگلیسی این است که بدانید گیرنده این نامه چه کسی است و چه نسبتی با آن دارید. با توجه به اینکه نامه را برای یک مقام بالا دست، هم رده یا پایین دست می نویسید باید از عبارات مناسب و رسمی استفاده کنید.

با دقت و صراحت نامه بنویسید و مطمئن شوید که غلط املایی در نامه ندارید و از کلمات عامیانه استفاده نکنید. نامه را به شکل خلاصه بنویسید که خیلی طولانی نشود. در صورتی که متن نامه طولانی شده است، تا جایی که ممکن است خلاصه ای از دستور یا ابلاغیه را بنویسید و سپس متن ابلاغیه یا دستور را در پیوست ضمیمه کنید. نامه را با نام خدا آغاز کنید و از سمت راست نامه شروع به نوشتن کنید.

در صورتی که مکاتبه بین دو سازمان مختلف است باید ابتدا مبدا نامه را مشخص کرده و سپس نام گیرنده نامه را بنویسید. پس از این کار موضوع اصلی نامه را مطرح کرده و متن اصلی را بنویسید. حتما تاریخ و شماره نامه را بنویسید و اگر نامه دارای پیوست است حتما این موضوع را ذکر کنید. نامه را تایپ کنید و یا با خط خوانا بنویسید.

اگر نامه ای که می نویسید در جواب نامه اداری دیگر است، حتما در ابتدا بنویسید که در پاسخ به نامه.. در تاریخ … است. اگر نیاز است تا این نامه را برای بخش های دیگر نیز ارسال کنید باید در قسمت پاورقی یک رونوشت تهیه کرده و نام تک تک بخش هایی که نامه برای آنها نوشته شده است را ذکر کنید. پس از اتمام نامه، یک خط خالی گذاشته و سمت چپ نامه را مهر و امضا کنید.

ما در ادامه قصد داریم نحوه نوشتن نامه اداری رسمی برای موقعیت های مختلف را آموزش دهیم.

آموزش نوشتن نامه اداری

همانطور که گفته شد، نوشتن نامه اداری نیازمند اصول و مراحل مشخصی است که باید رعایت شوند تا انتقال پیام به درستی در محیط های اداری و رسمی انجام شود. قبل از هر چیز هدف خود را از نوشتن نامه مشخص کنید و مشخص کنید که گیرنده نامه شما چه کسی است تا بتوانید از ادبیات مناسب استفاده کنید.

پس از انجام این کار، در ابتدای نامه استفاده از سربرگ یا درج اطلاعات شخصی و سازمانی ضروری است. اگر سربرگ ندارید باید اطلاعاتی مانند نام و نام خانوادگی، آدرس کامل، شماره تلفن و در صورت نیاز ایمیل خود را در بالای نامه درج کنید. علاوه بر این باید درج تاریخ نگارش نامه به صورت رسمی انجام شود.

ابتدا باید نامه را با نام خدا آغاز کنید. سپس باید نام یا عنوان فرد یا سازمان گیرنده ذکر شود. برای مثال می توانید از عباراتی مانند “جناب آقای”، “سرکار خانم” یا “مدیر محترم” استفاده کنید. پس از آن مقدمه ای کوتاه بنویسید و در آن علت اصلی نگارش نامه را توضیح دهید. در این مقدمه می توانید از عباراتی مانند “با سلام و احترام” یا “احتراما به استحضار می رساند” استفاده کنید.

پس از مقدمه باید متن اصلی را بنویسید. متن اصلی نامه مهم ترین قسمت هر نامه است. در این قسمت باید پیام خود را به طور دقیق و واضح با خط خوانا بنویسید. لازم به ذکر است که در این قسمت از جملات طولانی و مبهم اجتناب کنید و مطالب را در پاراگراف های کوتاه بنویسید. دقت کنید که لحن نامه باید رسمی باشد و از ادبیات مناسب استفاده شود.

در نهایت نامه را با جملات مناسب به اتمام برسانید و از مخاطب تشکر کنید. در انتهای نامه حتما نام و نام خانوادگی خود را به همراه امضا درج کنید.

نحوه نوشتن بسمه تعالی در نامه اداری

برای شروع نامه اداری به مقام بالاتر و یا هر نامه ای باید حتما نام خدا را ذکر کنید. در نامه های اداری رسمی استفاده از عبارت “بسمه تعالی” به عنوان یک عبارت مقدس و محترمانه رایج است. این عبارت معمولا در بالای نامه و به صورت برجسته در وسط صفحه درج می شود. این عبارت باید کمی درشت تر از متن شما نوشته شود.

در صورتی که بخواهید نامه ای کاملا رسمی و بدون اشاره به عبارات مذهبی بنویسید(مثلا در مکاتبات علمی یا بین المللی) می توانید موضوع نامه را در اولین بخش نامه بنویسید. در این حالت نیازی به درج بسمه تعالی نیست و نامه مستقیما با تاریخ و شماره آغاز می شود. این سبک بیشتر در مکاتبات رسمی دانشگاهی، شرکتی یا اداری غیر سازمانی کاربرد دارد.

علی ایحال در نامه اداری

عبارت علی ایحال در نامه های اداری به عنوان یکی از عبارات متداول و رسمی مورد استفاده قرار می گیرد. این عبارت به معنای “به هر حال” یا “در هر صورت” است و معمولا برای انتقال پیام های مهم به کار می رود. جایگزین علی ایحال در نامه اداری عبارت هایی مانند به هر حال، در هر صورت، با این حال و…. می باشند.

جایگزین کلمه به جای در نامه اداری و جایگزین کلمه لذا در نامه اداری عبارت علی ایحال نیز می تواند باشد.

جملات زیبا برای پایان نامه اداری

در نهایت وقتی که متن اصلی نوشته شد باید با جملات زیبا و در عین حال محترمانه نامه را تمام کنید. یکی از جملات زیبا برای پایان نامه های اداری، جمله و من الله توفیق در نامه های اداری می باشد. این عبارت معمولا در پایان نامه ها به کار می رود و به معنای ابراز امیدواری به موفقیت و توفیق در انجام کارها و تصمیمات است.

اگر تاریخی که نامه می نویسید در ماه های مبارک مانند رمضان است باید در پایان از عبارت هایی برای آرزوی قبولی طاعات و عبادات در نامه اداری استفاده کنید.

سایر عبارت هایی که می توانید در پایان نامه های اداری استفاده کنید عبارت اند از:

• با آرزوی موفقیت های بیشتر برای شما
• برای جنابعالی و همکارانتان آرزوی توفیق و بهروزی را دارم.
• در آخر شایسته است که…
• و…

اگر نوع نامه شما درخواستی است می توانید از عبارت های زیر برای اتمام نامه استفاده کنید:

• خواهشمندم دستور فرمایید اقدامات مقتضی در این مورد صورت بپذیرد. سپاس
• خواهشمند است در صورت امکان با درخواست اینجانب موافقت گردد.
• همچنان منتظر پاسخ و مساعدت شما هستیم.
• و….

لازم به ذکر است که یکی از سوالاتی که بسیار پرسیده می شود، این است که مزید امتنان در نامه اداری یعنی چه؟ در پاسخ به این سوال مزید امتنان به معنای بسیار ممنون می باشد که در انتهای نامه های اداری استفاده می شود.

حاشیه نامه اداری

در تنظیم نامه های اداری، رعایت حاشیه استاندارد یکی از اصول مهم برای ایجاد نظم و خوانایی در متن می باشد. به طور معمول حاشیه استاندارد برای نامه های اداری از سمت راست و چپ بین دو تا سه سانتی متر و از بالا و پایین نیز حدود دو و نیم سانتی متر می باشد. همچنین در اکثر موارد از برگه A4 استفاده می شود.

جایگزین کلمه اینجانب در نامه اداری

در نامه های اداری یکی از کلماتی که بسیار پرکاربرد است، کلمه اینجانب می باشد. این کلمه بسیار مودبانه است و در انواع نامه های اداری به کار می رود. اگر می خواهید در نامه های رسمی خودتان را مورد خطاب قرار دهید باید از کلمه اینجانب استفاده کنید.

اما اگر می خواهید شخص مقابل را مورد خطاب قرار دهید می توانید از عبارت های جنابعالی در نامه اداری و حضرتعالی در نامه اداری استفاده کنید. همچنین، برای خطاب به خانم در نامه اداری می توانید از عبارت سرکار خانم استفاده کنید.

نمونه نامه اداری

در این قسمت از مقاله قصد داریم نامه اداری نمونه برای موقعیت های مختلف قرار دهیم. با استفاده از این نمونه ها می توانید نامه های اداری حرفه ای تری بنویسید.

برای مشاهده چند نمونه نامه اداری در ادامه با ما همراه باشید. علاوه بر متن، عکس هر نمونه نامه را هم قرار می دهیم تا بیشتر با انواع نامه های اداری آشنا شوید.

نحوه نوشتن متن نامه اداری درخواست

نامه اداری درخواست یکی از پرکاربردترین نامه های اداری است. در ابتدا باید مانند سایر نامه های اداری، مخاطب خو را در قسمت خطاب نامه اداری عنوان کنید. سپس باید علت و ضرورت درخواست خود را به صورت مختصر در قسمت مقدمه بیان کنید. در متن اصلی باید متن نامه اداری درخواست را به صورت شفاف و واضح بیان کنید. علاوه بر این، باید جزئیات و پیوست های مربوط به درخواست خود را قرار دهید.

آشنایی با اصول نوشتن انواع نامه های اداری یکی از شرط های مهم استخدام در محیط های اداری برای تمامی افراد به ویژه خانم ها است. اگر می خواهید از شرایط استخدام بانک برای خانم ها مطلع شوید، پیشنهاد می کنیم مقاله شرایط استخدام بانک برای خانم ها را مطالعه کنید.

نامه اداری درخواست همکاری

در قسمت های قبل نحوه و نکات یک نامه اداری درخواست را توضیح دادیم. نامه درخواست همکاری نیز همانند قسمت قبل است و باید از همان اصول استفاده کنید.

در ادامه یک نمونه درخواست نامه اداری قرار می دهیم تا با سبک نوشتن این نوع نامه بیشتر آشنا شوید.

مدیر محترم کارگزینی شرکت……..

جناب آقای…../ سرکار خانم………

با سلام و احترام

پیرو درج آگی استخدام آن شرکت در نشریه….. مورخ……. جهت همکاری در بخش درخواست کالا در آن شرکت، به پیوست این نامه مشخصات و سوابق شغلی خود را برای اعلام آمادگی جهت همکاری تقدیم می دارم.

امیدوارم ویژگی های اینجانب از جمله تحصیل در رشته اقتصادی بازرگانی، گذراندن دوره های بازاریابی، تسلط کامل به زبان انگلیسی، داشتن مهارت های ارتباطی قوی، اعتماد به نفس بالا، اشتیاق به یادگیری مداوم و به روز بودن اطلاعات شغلی بنده مورد توجه مدیریت محترم قرار گیرد و فرصتی را فراهم سازد تا بتوانم خواسته ها و خدمات مورد نظر شرکت را برآورده سازم.

ضمن آرزوی توفیق و بهروزی برای جنابعالی، پیشاپیش از وقتی که به بررسی رزومه اینجانب اختصاص می دهید تشکر نموده و آمادگی خود را جهت حضور در شرکت…. برای ارائه سایر اطلاعات لازم و آشنایی بیشتر اعلام می دارم.

با سپاس و احترام

………. (نام و نام خانوادگی متقاضی و امضای متقاضی)

متن نامه اداری درخواست رفع مشکل

تمام نامه های درخواستی مطابق با همین نکاتی که گفته شد باید نوشته شود. حتی نامه اداری در مورد مشکلات مدرسه نیز باید با همین اصول نوشته شود، زیرا در هر صورت نامه درخواستی است.

نامه اداری کاروفناوری هشتم به مدیر مدرسه نیز که در کلاس هشتم تدریس می شود نیز با همین اصول تدریس شد. شما در کلاس هشتم، تمرین نامه اداری به مدیر مدرسه را حتما انجام داده اید. در ابتدا نام و نام خانوادگی خود را می نوشتید و در مقدمه درخواست خود را مطرح می کردید.

در متن اصلی، درخواست خود را بیشتر و با جزئیات دقیق تری مطرح می کردید و در نهایت با جمله ای زیبا از مدیر مدرسه تشکر می کردید و نامه را با امضای خود به پایان می رساندید.

نامه اداری درخواست وام

ما در این قسمت قصد داریم یک نامه اداری برای درخواست وام به عنوان نمونه قرار دهیم تا با طریقه نوشتن نامه اداری درخواست وام بیشتر آشنا شوید.

جناب آقای…….

رئیس محترم امور کارکنان سازمان……..

موضوع: درخواست وام یا مساعده حقوق

با سلام و احترام

بدینوسیله اعلام می گردد که اینجانب………….کارمند شماره……..که به مدت……..سال در قسمت…….مشغول به کار هستم به دلیل مشکلات مالی و شخصی تقاضای دریافت مبلغ……… ریال وام/ مساعده حقوق را دارم. ضمنا خاطر نشان می سازد که این مبلغ به اقساط ماهیانه…………ریال یا در مدت زمان…………..ماه توسط قسمت حسابداری از اولین حقوق و دستمزد بنده پس از دریافت کسر گردد.

خواهشمند است دستور فرمایید اقدام لازم در این زمینه صورت گیرد.

پیشاپیش از دستور مساعد جنابعالی کمال تشکر را دارم.

نمونه نامه اداری به آموزش و پرورش

نامه اداری برای آموزش و پرورش می تواند با عنوان های مختلفی باشد. ما در ادامه نمونه ای از نامه اداری به آموزش و پرورش را قرار می دهیم.

ریاست محترم اداره آموزش و پرورش شهرستان…./منطقه…..

اینجانب ……فرزند…….با شماره ملی……ساکن….. بدین وسیله درخواست خود را به شرح زیر به حضورتان تقدیم می نمایم.

با توجه به اینکه فرزند اینجانب…… دانش آموز پایه….. در مدرسه…… می باشد و به دلیل ……………… امکان ادامه تحصیل در مدرسه مذکور ندارد، بدین وسیله خواهشمند است با انتقال ایشان به مدرسه…….. در منطقه…….موافقت فرمایید.

از زحمات و تلاش های بی وقفه جنابعالی و همکاران محترم در راستای ارتقای کیفیت آموزشی و رفاه دانش آموزان، کمال تشکر و قدردانی را دارم. امیدوارم با عنایت به شرایط ذکر شده، مساعدت لازم در این خصوص مبذول گردد.

………. (نام و نام خانوادگی متقاضی و امضای متقاضی)

نامه اداری درخواست مرخصی

با توجه به این نامه ها و رعایت اصولی که گفته شد می توانید نامه های اداری برای کارفرما و نامه اداری به مدیر عامل را تنظیم کنید. در ادامه نمونه ای نامه درخواست مرخصی قرار می دهیم.

مدیریت محترم………

بدین وسیله به استحضار می رساند اینجانب…… با سمت…… در واحد….. درخواست مرخصی به مدت …… از تاریخ/ ساعت…….. تا تاریخ/ساعت……… را دارم.

خواهشمند است در صورت صلاحدید، با این درخواست موافقت فرمایید.

نوشتن نامه اداری در ورد

در گذشته، افراد، نامه های اداری را روی کاغذ می نوشتند و پست می کردند. امروزه با پیشرفت تکنولوژی، افراد ملزم به نوشتن نامه های اداری در نرم افزار ورد هستند. در این قسمت قصد داریم آموزش دهیم که چگونه نامه اداری بنویسیم در نرم افزار ورد و آن را پرینت بگیریم. اگر نمی دانید نرم افزار ورد چیست، پیشنهاد می کنیم مقاله word چیست را مطالعه کنید.

قبل از شروع باید اقداماتی را انجام دهید. ابتدا نرم افزار را باز کنید و یک سند جدید ایجاد کنید. سپس در تب Home، در گروه پاراگراف، نوع Text را روی گزینه right to left قرار دهید. با انتخاب این گزینه نوع align به align to text تبدیل می شود.

در پاسخ به سوال فونت و سایز متن نامه اداری چیست می توان گفت در نامه های اداری باید از فونت های رسمی مانند IRANSans یا B Nazanin استفاده کنید. اندازه قونت نیز برای متن اصلی باید ۱۲باشد و برای بخش های جزئی تر سایز کوچکتر از ۱۲ مناسب است.

همانطور که گفته شد یکی از نکات مهم نامه های اداری رعایت حاشیه در چپ، راست، بالا و پایین است. برای این کار وارد تب Layout شوید. در گروه Page setup روی فلش مورب سمت راست آن کلیک کنید. پنجره جدیدی باز می شود که می توانید اندازه های margin یا همان حاشیه را وارد کنید. برای Left و Right می توانید دو سانتی متر و برای Top و Bottom اندازه دو و نیم سانتی متر را وارد کنید.

در همین قسمت، تبی با عنوان Paper وجود دارد. در بخش Page Size گزینه A4 را انتخاب کنید. دوباره در همین قسمت، تبی با عنوان Layout وجود درد. در این بخشی به نام section direction وجود دارد که باید آن را در حالت right to left قرار دهید.

آموزش نوشتن نامه اداری در ورد

حال که تنظیمات کلی نامه اداری را در نرم افزار ورد انجام دادید می توانید نامه خود را تایپ کنید. ابتدا بسم تعالی را تایپ و آن را انتخاب کرده، از تب Home قسمت پاراگراف آن را در حالت وسط قرار دهید. سپس گیرنده نامه را با عنوان های سرکار خانم…./ جناب آقای…./ مدیریت محترم….. مورد خطاب قرار دهید و تایپ کنید. فونت این متن ها معمولا ۱۴ است.

متن مقدمه خود که شامل اطلاعات کلی نامه می شود را بنویسید. این متن باید قونت کمتری نسبت به خطوط بالایی داشته باشد. مثلا فونت ۱۲ برای این متن مناسب است. برای نوشتن نامه باید جدول ایجاد کنید. برای ساخت جدول وارد تب insert شوید و روی گزینه Table کلیک کنید. در این مرحله یک جدول با یک ردیف و یک ستون ایجاد کنید.

برای اضافه کردن ستون یا ردیف به این جدول می توانید به سربرگ Layout در گروه Rows and Columns مراجعه کنید. برای اینکه بتوانید به هر یک از سلول های جدول ارتفاع و عرض بدهید می توانید در سربرگ Layout در گروه Cell گزینه های Width و Height را تغییر دهید. اگر می خواهید طراحی سربرگ در ورد را یاد بگیرید، پیشنهاد می کنیم مقاله طراحی سربرگ در ورد را مطالعه کنید.

در نهایت می توانید نامه خود را تایپ کنید. سپس از قسمت Insert در بخش Header و Footer می توانید تاریخ را در قسمت بالای نامه و پایین نامه وارد کنید. برای امضای نامه، می توانید نامه را پرینت بگیرید و امضا کنید.

برای دانلود فرم خام نامه اداری آموزش و پرورش word کلیک کنید

سوالات متداول