بهترین نکات و ترفندهای آموزش ورد با گوشی

اگر در حال تحصیل باشید و یا اگر شغلی داشته باشید که با فایل‌های ورد و پی‌دی‌اف زیاد سر‌و‌کار داشته باشید، احتمالا برایتان شرایط اضطراری پیش آمده باشد که به لپ‌تاپ یا کامپیوتر دسترسی نداشته باشید اما نیاز باشد یک فایل ورد را باز کنید، ویرایش کنید یا حتی یک متن جدید بنویسید. در چنین شرایطی، اولین چیزی که همیشه در دسترس‌مان است، گوشی هوشمند است. در چنین مواقعی، نسخه‌ ورد برای گوشی می‌تواند نجات‌دهنده باشد. البته که تایپ کردن و ویرایش متن روی گوشی به اندازه‌ کار با کیبورد و صفحه‌ بزرگ کامپیوتر راحت نیست، اما اگر بدانید چگونه از امکانات ورد موبایل به درستی استفاده کنید، می‌توانید بدون دردسر، کار خود را راه بیندازید.
یکی از مزایای مهم ورد در گوشی این است که می‌توانید همیشه و همه‌جا به فایل‌های خود دسترسی داشته باشید و دیگر نیازی نیست نگران جا گذاشتن فلش مموری یا فایل‌های ذخیره‌شده روی هارد کامپیوتر باشید. به‌راحتی می‌توانید فایل‌ها را از طریق فضای ابری، ایمیل یا پیام‌رسان‌ها دریافت کرده و مستقیما روی گوشی ویرایش کنید. حتی اگر در مسیر دانشگاه، سفر یا در یک جلسه‌ مهم باشید، همچنان می‌توانید تغییرات موردنیاز را اعمال کنید و متن خود را اصلاح کنید. با دانستن ترفندهای مناسب و یادگیری استفاده‌ بهینه از قابلیت‌های ورد موبایل، می‌توان به خوبی از این برنامه روی گوشی استفاده کرد. در ادامه، آموزش ورد با گوشی برای استفاده‌ بهتر از ورد در گوشی ذکر شده‌اند تا بتوانید بدون نیاز به کامپیوتر، اسناد خود را به بهترین شکل ممکن ویرایش و مدیریت کنید.

نرم‌افزار word در تلفن همراه هوشمند

برای اینکه بتوانید از امکانات ورد در گوشی استفاده کنید، ابتدا باید برنامه آن را نصب کنید. ایا برنامه ورد روی گوشی نصب میشود؟ خوشبختانه مایکروسافت ورد نسخه‌ رسمی و بهینه‌شده‌ای برای گوشی‌های اندروید و iOS ارائه داده است که به کمک آن می‌توانید فایل متنی خود را به‌راحتی مشاهده، ویرایش و ذخیره کنید.

اگر گوشی شما اندرویدی است، کافی است وارد گوگل پلی شوید، عبارت Microsoft Word را در قسمت جستجو تایپ کنید و پس از پیدا کردن برنامه‌ی رسمی که توسط Microsoft Corporation منتشر شده، روی گزینه‌ Install بزنید. پس از تکمیل دانلود و نصب، می‌توانید برنامه را اجرا کنید و در صورت تمایل، به حساب مایکروسافت خود وارد شوید تا به امکانات بیشتری مانند ذخیره‌ اسناد در فضای ابری دسترسی داشته باشید. البته ورود به حساب ضروری نیست و می‌توانید بدون آن هم از امکانات اصلی استفاده کنید.

در گوشی‌های آیفون هم روند نصب مشابه است. باید وارد اپ استور شوید، Microsoft Word را جستجو کنید و روی گزینه‌ Get بزنید. ممکن است از شما خواسته شود که رمز اپل آیدی خود را وارد کنید یا با Face ID یا Touch ID ورود خود را تایید کنید. یکی از سوالاتی که بسیاری از کاربران دارند این است که آیا برای استفاده از ورد در گوشی نیاز به اشتراک پولی داریم یا نه. با نسخه‌ رایگان ورد روی گوشی خواهید توانست فایل‌های ورد را باز کنید، متن بنویسید و ویرایش کنید. اما برخی قابلیت‌های پیشرفته مثل تغییر استایل‌های حرفه‌ای، ویرایش PDF و برخی گزینه‌های طراحی فقط برای کاربرانی فعال است که اشتراک خریداری کرده باشند. اگر تنها نیاز شما نوشتن، ویرایش و ذخیره‌ی فایل‌های ورد باشد، نسخه‌ رایگان کاملا پاسخگوی نیازتان خواهد بود.

آموزش ورد با گوشی

اگر کار با ورد ویندوز را بلد باشید، چالش زیادی برای آموزش ورد با گوشی نخواهید داشت. با این حال تفاوت‌های کوچکی در استفاده از این اپلیکیشن نسبت به ویندوز وجود دارد. برای استفاده از این برنامه، بعد از نصب ورد روی گوشی، اولین کاری که معمولا انجام می‌دهیم ایجاد یک فایل جدید است. برای این کار، برنامه‌ ورد را باز کنید و روی علامت + یا گزینه‌ New Document ضربه بزنید. در این مرحله می‌توانید انتخاب کنید که یک فایل خالی ایجاد کنید یا از قالب‌های آماده‌ ورد استفاده کنید. اگر فقط قصد دارید یک متن ساده بنویسید، گزینه‌ Blank Document را انتخاب کنید تا یک صفحه سفید برای نوشتن باز شود.

حالا که فایل جدید باز شده است، می‌توانید شروع به تایپ کنید. در پایین صفحه، کیبورد گوشی ظاهر می‌شود و می‌توانید متن خود را بنویسید. اگر نیاز به ویرایش متن دارید، می‌توانید با لمس کلمات و کشیدن نشانگر، متن موردنظر را انتخاب کنید و سپس از گزینه‌های نمایش داده‌شده مانند Bold (B)، Italic (I) یا Underline (U) برای تغییر ظاهر متن استفاده کنید. همچنین اگر روی آیکون A با یک قلم ضربه بزنید، تنظیمات بیشتری مانند تغییر اندازه‌ فونت، رنگ متن و هایلایت کردن آن در دسترس شما خواهد بود.

همچنین برای اضافه کردن یک عنوان یا پاراگراف جدید، کافی است کلید اینتر را روی کیبورد گوشی فشار دهید تا به خط بعدی بروید. اگر می‌خواهید متن را مرتب‌تر کنید، می‌توانید از گزینه‌های Alignment برای تغییر چیدمان متن استفاده کنید و آن را به چپ، راست یا وسط صفحه منتقل کنید. همچنین گزینه‌ Bullet Points یا Numbering به شما اجازه می‌دهد که لیست‌های شماره‌دار یا علامت‌دار ایجاد کنید که برای نکته‌برداری یا نوشتن فهرست‌ها بسیار کاربردی خواهد بود.

ذخیره‌ فایل هم به‌ صورت خودکار انجام می‌شود، اما بهتر است هنگام خروج از برنامه، یک نام مناسب برای فایل خود انتخاب کنید. برای این کار، روی منوی سه‌نقطه یا آیکون ذخیره‌سازی ضربه بزنید، گزینه‌ Save As را انتخاب کنید و محل ذخیره‌سازی فایل را مشخص کنید. اگر در گوشی خود فضای ابری مانند OneDrive، Google Drive یا Dropbox دارید، می‌توانید فایل را مستقیما در این فضاها ذخیره کنید تا از هر دستگاه دیگری نیز به آن دسترسی داشته باشید. اگر ترجیح می‌دهید فایل را در حافظه‌ی گوشی ذخیره کنید، گزینه‌ Device را انتخاب کنید و یک پوشه برای ذخیره‌سازی تعیین کنید.

شماره صفحه ورد گوشی

یکی دیگر از سوالاتی که در آموزش ورد با گوشی ممکن است پیش بیاید راهنمای کامل شماره‌گذاری صفحات در ورد است. برای شماره‌گذاری صفحات در ورد گوشی، ابتدا فایل موردنظر خود را باز کنید. سپس روی آیکون A در نوار ابزار پایین صفحه ضربه بزنید و گزینه‌ Insert را انتخاب کنید. در این بخش، گزینه‌ Page Numbers را پیدا کرده و روی آن ضربه بزنید. در این مرحله می‌توانید محل نمایش شماره صفحه را مشخص کنید، مثلا در بالا یا پایین صفحه. همچنین می‌توانید فرمت شماره‌گذاری را تغییر دهید، مانند استفاده از اعداد فارسی یا انگلیسی، حروف یا اعداد رومی.

اگر می‌خواهید شماره‌گذاری از صفحه‌ای خاص شروع شود یا برخی صفحات شماره نداشته باشند، باید تنظیمات مربوط به Section Breaks را انجام دهید که در نسخه‌ موبایل محدودیت‌هایی دارد. پس از انتخاب گزینه‌ مناسب، شماره‌ها به‌ صورت خودکار در تمام صفحات اضافه خواهند شد.

افزودن پاورقی ورد برای گوشی

یکی دیگر از نکات مربوط به آموزش ورد با گوشی، نحوه اضافه کردن پاورقی در ورد است. ابتدا فایل مورد نظر را باز کنید و روی جایی که می‌خواهید شماره پاورقی اضافه شود ضربه بزنید. سپس از نوار ابزار پایین صفحه، آیکون A را لمس کرده و گزینه‌ی Insert را انتخاب کنید. در این بخش روی گزینه‌ Footnote ضربه بزنید. با این کار، شماره‌ای در متن ظاهر می‌شود و به‌صورت خودکار به پایین صفحه منتقل خواهید شد تا توضیح مربوط به پاورقی را تایپ کنید. بعد از وارد کردن متن پاورقی، کافی است به متن اصلی بازگردید. ورد به‌طور خودکار شماره‌گذاری پاورقی‌ها را تنظیم کرده و در صورت اضافه یا حذف کردن، شماره‌ها را به‌روز‌رسانی می‌کند.

جاستیفای در ورد گوشی

یکی از مهم‌ترین تنظیماتی که می‌تواند ظاهر متن شما را حرفه‌ای‌تر کند، جاستیفای (Justify) یا تراز متن به‌صورت کامل است. این گزینه باعث می‌شود که متن شما به‌ صورت یکنواخت و منظم در عرض صفحه قرار بگیرد، به‌طوری که خطوط ابتدایی و انتهایی هر پاراگراف در یک راستا قرار بگیرند. این ویژگی به‌خصوص برای متون رسمی، مقالات، پایان‌نامه‌ها و گزارش‌های کاری اهمیت زیادی دارد.

برای استفاده از جاستیفای در ورد گوشی، ابتدا متن موردنظر خود را تایپ کنید یا یک فایل ورد موجود را باز کنید. سپس انگشت خود را روی متن نگه دارید و آن را انتخاب کنید. بعد از انتخاب متن، در نوار ابزار پایین صفحه، روی آیکون A ضربه بزنید تا تنظیمات مربوط به متن نمایش داده شود. حالا گزینه‌ Paragraph Formatting یا Alignment را پیدا کنید. در این بخش چند گزینه برای تنظیم نحوه‌ چینش متن وجود دارد: تراز به چپ (Align Left)، تراز به راست (Align Right)، تراز وسط (Center) و جاستیفای (Justify).

برای اینکه متن شما به‌صورت کامل تراز شود، گزینه‌ جاستیفای را انتخاب کنید. بعد از این کار، متن شما به‌طور خودکار در عرض صفحه کشیده می‌شود و فضاهای بین کلمات به‌گونه‌ای تنظیم می‌شوند که ابتدا و انتهای هر خط در یک راستا قرار بگیرد. این کار باعث می‌شود که متن خواناتر و از نظر بصری منظم‌تر باشد.
اگر متن شما بعد از جاستیفای به‌هم‌ریخته به نظر می‌رسد، ممکن است دلیل آن وجود فاصله‌های نامنظم بین کلمات باشد. در این صورت، می‌توانید با ویرایش متن و حذف فاصله‌های اضافی یا استفاده از Break Line در برخی نقاط، ظاهر آن را بهبود دهید. همچنین اگر از زبان فارسی استفاده می‌کنید، مطمئن شوید که فونت انتخابی شما از جاستیفای پشتیبانی می‌کند، چون بعضی از فونت‌ها ممکن است در این حالت به‌درستی نمایش داده نشوند.

چگونه در ورد گوشی صفحه اضافه کنیم

در ورد گوشی، برخلاف نسخه‌ی دسکتاپ، گزینه‌ مستقیمی برای اضافه کردن صفحه‌ جدید وجود ندارد، اما روش‌های مختلفی وجود دارند که می‌توان با استفاده از آن‌ها یک صفحه‌ جدید ایجاد کرد. ساده‌ترین راه این است که Enter را چندین بار پشت سر هم بزنید تا نشانگر متن به صفحه‌ بعد منتقل شود. این روش در فایل‌های ساده کاربردی است، اما اگر قالب‌بندی خاصی دارید یا نمی‌خواهید متن به هم بریزد، روش بهتری هم وجود دارد.
روش حرفه‌ای‌تر استفاده از Page Break (شکستن صفحه) است. برای این کار، ابتدا نشانگر را در جایی که می‌خواهید صفحه‌ جدید شروع شود قرار دهید. سپس روی A در نوار ابزار پایین ضربه بزنید و گزینه‌ی Insert را انتخاب کنید. در این بخش، گزینه‌ای به نام Page Break وجود دارد. با انتخاب آن، یک صفحه‌ جدید ایجاد می‌شود و متن از آن نقطه به صفحه‌ بعد منتقل خواهد شد.

اگر از فایل‌هایی با جدول، تصاویر یا قالب‌بندی پیچیده هم استفاده می‌کنید، ممکن است اضافه کردن صفحه‌ جدید باعث به‌هم‌ریختگی متن شود. در این حالت، بهتر است ابتدا متن خود را بررسی کنید و اطمینان حاصل کنید که محل درج Page Break درست انتخاب شده است. همچنین می‌توانید بعد از اضافه کردن صفحه، قالب‌بندی را با گزینه‌ Clear Formatting تنظیم کنید تا چینش متن بهتر شود. البته در برخی نسخه‌های ورد گوشی، گزینه‌ Section Break هم وجود دارد که با آن می‌توانید بخش جدیدی را با تنظیمات متفاوت در یک فایل ایجاد کنید. این گزینه بیشتر در فایل‌های طولانی مثل مقالات یا پایان‌نامه‌ها کاربرد دارد. در نهایت، اگر قصد دارید به‌طور مداوم صفحات جدید اضافه کنید، بهتر است از قالب‌های آماده در ورد استفاده کنید که از قبل دارای صفحات مشخص و تنظیمات مناسب هستند.

چگونه در ورد گوشی عکس اضافه کنیم

مورد دیگری که در رابطه با آموزش ورد با گوشی باید یاد بگیرید، نحوه اضافه کردن عکس است. اگر می‌خواهید به فایل ورد خود عکس اضافه کنید، کافی است فایل ورد موردنظر را باز کنید و نشانگر را در جایی که می‌خواهید تصویر را قرار دهید، قرار دهید. سپس روی A در نوار ابزار پایین ضربه بزنید و گزینه‌ Insert را انتخاب کنید. در این بخش، گزینه‌ Pictures را مشاهده خواهید کرد. با انتخاب آن، گالری گوشی شما باز می‌شود و می‌توانید تصویر دلخواه خود را انتخاب کنید.

بعد از انتخاب عکس، ورد به‌طور خودکار آن را در محل مشخص‌شده درج می‌کند. اگر تصویر خیلی بزرگ یا کوچک است، می‌توانید با لمس و کشیدن گوشه‌های آن، اندازه را تغییر دهید. برای جابه‌جا کردن عکس، کافی است روی آن ضربه بزنید و نگه دارید، سپس به محل دلخواه بکشید. در برخی نسخه‌های ورد گوشی، گزینه‌های بیشتری برای تنظیم تصاویر وجود دارد. مثلا اگر می‌خواهید متن در کنار عکس قرار بگیرد یا به‌صورت شناور دور آن قرار گیرد، می‌توانید روی عکس ضربه بزنید و گزینه‌ Wrap Text را انتخاب کنید. این گزینه حالت‌های مختلفی را برای قرار دادن عکس در کنار یا پشت متن ارائه می‌دهد. اگر می‌خواهید تصویری را مستقیما از دوربین بگیرید و در ورد قرار دهید، به‌جای Pictures، می‌توانید گزینه‌ Camera را انتخاب کنید.

پس از گرفتن عکس، تصویر مستقیما در فایل ورد درج می‌شود. در برخی مواقع، ممکن است بعد از درج عکس، فایل شما سنگین‌ شود. اگر این اتفاق افتاد، می‌توانید حجم تصویر را کم کنید یا از تصاویر با کیفیت پایین‌تر استفاده کنید تا سرعت پردازش فایل کاهش پیدا نکند و یا در نهایت از روش‌های کم کردن حجم فایل PDF بهره ببرید.

چگونه در ورد گوشی کادر بکشیم

مطلب دیگری که باید درباره آموزش ورد با گوشی فرا بگیرید، چگونگی کادربندی در این برنامه است. برای کشیدن کادر در ورد گوشی هم روش‌های مختلفی وجود دارد که بسته به نیازتان می‌توانید یکی از آن‌ها را انتخاب کنید. اگر می‌خواهید دور متن یا یک بخش خاص از فایل خود کادر بکشید، ابتدا متن موردنظر را انتخاب کنید، سپس روی A در نوار ابزار پایین ضربه بزنید و گزینه‌ Paragraph را باز کنید. در این بخش، گزینه‌ای به نام Borders وجود دارد. با انتخاب آن، چندین نوع کادر مختلف مانند کادر دور متن، کادر فقط زیر متن، کادر فقط سمت چپ یا راست نمایش داده می‌شود. با انتخاب گزینه‌ مناسب، کادر به متن شما اضافه خواهد شد.

اگر می‌خواهید یک کادر کلی مثل جدول در صفحه بکشید، می‌توانید از جدول (Table) استفاده کنید. برای این کار، به قسمت Insert بروید و گزینه‌ Table را انتخاب کنید. یک جدول یک‌خانه‌ای اضافه کنید و سپس اندازه‌ آن را تغییر دهید تا شبیه یک کادر شود. این روش بیشتر برای ایجاد کادرهای خالی یا برجسته کردن یک بخش خاص در فایل کاربرد دارد.

درصورتی‌ که می‌خواهید دور یک عکس کادر اضافه کنید، کافی است روی تصویر ضربه بزنید و از گزینه‌های ویرایش، گزینه‌ Picture Border را انتخاب کنید. در این بخش می‌توانید رنگ و ضخامت کادر را تنظیم کنید تا جلوه‌ی بهتری به عکس بدهید. اگر هم که نسخه‌ ورد شما از اشکال (Shapes) پشتیبانی کند، می‌توانید از گزینه‌ Insert > Shapes استفاده کنید و یک مستطیل یا مربع بکشید. سپس با تنظیم رنگ و ضخامت خطوط، آن را به شکل یک کادر دربیاورید. در نهایت، می‌توانید این کادر را جابه‌جا کنید و در قسمت دلخواه فایل قرار دهید.

بهم ریختگی متن در ورد اندروید

یکی از مشکلاتی که ممکن است هنگام کار با ورد در گوشی اندرویدی با آن مواجه شوید، به‌هم‌ریختگی متن است. این مشکل می‌تواند به دلایل مختلفی رخ دهد، از جمله ناسازگاری فونت، تغییر تنظیمات پاراگراف، اعمال نادرست جاستیفای، استفاده از کلمات انگلیسی در میان متن فارسی، یا حتی باز کردن فایل‌هایی که در نسخه‌های مختلف ورد ایجاد شده‌اند. در ادامه مطلب آموزش ورد با گوشی به رفع این مشکل می‌پردازیم.

اگر متن شما بعد از باز کردن فایل به‌هم‌ریخته نمایش داده می‌شود، اولین چیزی که باید بررسی کنید، فونت است. برخی فونت‌های فارسی ممکن است در ورد گوشی پشتیبانی نشوند و باعث شوند که متن نامرتب دیده شود یا حروف از هم جدا شوند. در این حالت، می‌توانید فونت را تغییر دهید. برای این کار، متن را انتخاب کنید، روی آیکون A با قلم ضربه بزنید و از بخش Font یک فونت را امتحان کنید. اگر متن فارسی به‌درستی نمایش داده نمی‌شود، بهتر است از فونت‌هایی استفاده کنید که با زبان فارسی سازگاری بیشتری دارند.

مشکل دیگری که باعث به‌هم‌ریختگی متن می‌شود، فاصله‌های نامنظم بین کلمات است که معمولا هنگام استفاده از Justify یا تراز کامل متن رخ می‌دهد. اگر فاصله‌های بین کلمات بیش از حد زیاد یا کم شده است، می‌توانید گزینه‌ Left Align یا Right Align را امتحان کنید تا ببینید مشکل برطرف می‌شود یا نه. همچنین می‌توانید در نقاطی که فاصله‌های نامناسب ایجاد شده، با زدن یک Enter یا استفاده از Break Line، چینش متن را بهبود دهید. در برخی موارد، مشکل از ورود متن انگلیسی به میان متن فارسی است. این اتفاق باعث می‌شود که جهت نوشتار به هم بخورد و چینش جملات به‌درستی انجام نشود. برای رفع این مشکل، می‌توانید متن انگلیسی را انتخاب کنید و گزینه‌ Right to Left (RTL) را فعال کنید تا متن با ساختار فارسی هماهنگ شود.

گاهی هم فایل وردی که در نسخه‌های مختلف ورد (مثلا ورد کامپیوتر) ایجاد شده، هنگام باز شدن در ورد گوشی دچار تغییر در ساختار می‌شود. این مشکل هم زمانی رخ می‌دهد که فایل دارای جدول، ستون‌بندی یا قالب‌بندی خاصی باشد. در این مواقع، بهترین راه‌حل این است که فایل را در فرمت PDF ذخیره کنید تا ساختار آن ثابت بماند، یا از گزینه‌ View Mode برای مشاهده‌ متن بدون تغییرات استفاده کنید. برای تبدیل فایل ورد به PDF، روی منوی سه نقطه در بالا ضربه بزنید، گزینه‌ Save As را انتخاب کنید و سپس فرمت PDF را به‌عنوان خروجی ذخیره انتخاب کنید. در نهایت، محل ذخیره‌سازی را مشخص کرده و فایل را ذخیره کنید.

با این حال اگر مشکل همچنان ادامه داشت، می‌توانید یک نسخه‌ جدید از فایل ایجاد کنید، متن را در یک سند جدید کپی و جای‌گذاری کنید، یا از قابلیت Clear Formatting استفاده کنید تا تمام تنظیمات ظاهری حذف شده و متن به حالت عادی برگردد.

سخن پایانی

آموزش ورد با گوشی می‌تواند راهکاری کاربردی برای افرادی باشد که نیاز دارند همیشه و همه‌جا به فایل‌های متنی خود دسترسی داشته باشند. با یادگیری نکات و ترفندهای ورد موبایل، می‌توان بدون نیاز به لپ‌تاپ یا کامپیوتر، اسناد را ویرایش، تنظیم و ذخیره کرد. این قابلیت نه‌ تنها در شرایط اضطراری مفید است، بلکه به کاربران کمک می‌کند تا بهره‌وری بیشتری داشته باشند. با استفاده از امکاناتی مانند ذخیره در فضای ابری، فرمت‌بندی حرفه‌ای متن و شماره‌گذاری صفحات، می‌توان تجربه‌ای مشابه نسخه‌ی دسکتاپ را روی گوشی داشت. بنابراین، اگر تاکنون از ورد در موبایل استفاده نکرده‌اید، اکنون بهترین زمان برای آموزش ورد با گوشی و همچنین به‌کارگیری آن در مدیریت اسناد روزمره است.

منبع: دیجی‌کالا مگ