امروزه، بسیاری از سازمان ها و کسب و کارها برای رشد و پیشرفت شغلی خود اقدام به استخدام مسئول دفتر می کنند. مسئول دفتر به شخصی گفته می شود که وظیفه مدیریت و سازماندهی فعالیت های اداری یک کسب و کار و یا سازمان را بر عهده دارد. در این مقاله به این موضوع می پردازیم که مسئول دفتر چیست و سپس وظایف مسئول دفتر و شغل مسئول دفتر را بررسی می کنیم.
برای استخدام در مجتمع فنی آریا تهران لطفا رزومه خود را به شماره تماس ۰۹۱۲۰۱۴۵۰۲۱ واتساپ کرده و یا به جیمیل [email protected] ارسال نمایید. در غیر اینصورت برای دریافت مشاوره بیشتر با شماره تماس ۰۲۱۹۱۰۹۸۵۰۰ داخلی ۷ در ارتباط باشید.
مسئول دفتر کیست
مسئول دفتر فردی است که وظیفه هماهنگی، مدیریت و سازماندهی فعالیت های اداری یک دفتر و یا سازمان را بر عهده دارد و به عنوان دست راست مدیر عامل شناخته می شود. مسئول دفتر به انگلیسی office manager گفته می شود. این موقعیت شغلی نقش مهمی در ایجاد نظم و هماهنگی امور اداری دارد که منجر به رشد و پیشرفت سازمان می شود.
در پاسخ به سوال مسئول دفتر حرفه ای کیست می توان گفت که مسئول دفتر حرفه ای کسی است که با نظارت دقیق بر انجام امور اداری و فعالیت های مرتبط به بهبود کارایی و پیشرفت دفتر و سازمان کمک می کند. مسئول دفتر باید با مهارت های مدیریتی، ارتباطی و حل مسئله خود بتواند با مدیران و کارکنان به طور موثر همکاری کند.
در نگاه کلی، نقش مسئول دفتر و منشی تا حدی شبیه به هم است، اما تفاوت های اساسی در مسئولیت ها و وظایف آنها وجود دارد. فرق بین منشی و مسئول دفتر در این است که مسئول دفتر معمولا به عنوان یک مدیر، وظایف نظارتی و مدیریتی را بر عهده دارد و به هماهنگی فعالیت ها، مدیریت تیم و نظارت بر پروژه ها می پردازد. در صورتی که منشی بیشتر به کارهای اجرایی و روزمره مانند پاسخگویی به تماس ها، تنظیم جلسات و مدیریت و دسته بندی اسناد می پردازد. ما در مقاله منشی کیست آریا تهران به صورت کامل و جامع نقش منشی، وظایف منشی و مهارت های مورد نیاز منشی را بررسی کرده ایم تا با این شغل به صورت کامل آشنا شوید.
با شرکت در دوره آموزش منشی گری آریا تهران می توانید تمام مهارت های مورد نیاز منشی گری و مسئول دفتر را همراه با مدرک معتبر کسب کنید و از این مدرک برای استخدام در تمام کسب و کارها و جلب اعتماد کارفرما استفاده کنید.
شغل مسئول دفتر چیست
سمت مسئول دفتر به دلیل گستردگی وظایف و نیاز به مهارت های چند جانبه، یکی از چالش برانگیزترین موقعیت های شغلی اداری محسوب می شود. شغل مسئول دفتر شامل انجام امور مدیریتی، نظارت بر انجام امور اداری، ثبت و بایگانی مدارک و اطلاعات، سازماندهی جلسات و زمان بندی انجام امور اداری می شود. برای درک بهتر این نقش می توانید به صفحه مسئول دفتر ویکی پدیا مراجعه کنید.
تفاوت مسئول دفتر با رئیس دفتر در اختیارات، وظایف و نقش آنها است. مسئول دفتر بیشتر بر انجام وظایف اجرایی متمرکز است و انجام امور اداری روزمره و ارتباطات را مدیریت می کند. در صورتی که رئیس دفتر به عنوان دست راست مدیر ارشد عمل می کند و بر عملکرد کل دفتر و کارکنان نظارت می کند.
قرارداد مسئول دفتر باید مطابق با قانون کار کشور تنظیم شود. این قرارداد مشمول ماده ۱۰ قانون مدنی می شود و میان کارفرما و مسئول دفتر به امضا می رسد. این نوع قراردادها به صورت دائمی، موقت با مدت معین، آزمایشی یا آموزشی تنظیم می شوند. در این راستا، کارفرما و مسئول دفتر باید بر روی تمامی مفاد قرارداد از جمله وظایف، حقوق، مدت زمان انجام کار و… به توافق برسند.
میزان حقوق مسئول دفتر در بسیاری از حوزه های شغلی، حقوق پایه است. اما در برخی از حوزه های شغلی میزان حقوق به عوامل مختلفی از جمله مدرک، میزان تجربه و مهارت و نوع حوزه کاری بستگی دارد. در ادامه مقاله، به شرح شغل مسئول دفتر و مسئولیت مسئول دفتر در حوزه های شغلی متفاوت می پردازیم.
در صورتی که مسئول دفتر هستید و به دنبال شغل مناسب می گردید، می توانید به صفحه استخدام آریا تهران مراجعه کرده و در این مجموعه سرشناس و حرفه ای با حقوق و مزایای عالی استخدام شوید.
شرح وظایف مسئول دفتر
در پاسخ به سوال مسئول دفتر چه وظایفی دارد می توان گفت مسئول دفتر در هر شغلی وظایف متعددی دارد تا تمامی فعالیت های اداری و سازمانی را به صورت موثر و کارآمد مدیریت کند. به طور کلی وظایف مسئول دفتر شامل پاسخگویی به تماس ها، ایمیل ها و پیام ها، برنامه ریزی جلسات، تهیه گزارش از عملکرد سازمان، سفارش لوازم اداری و انجام پروژه های متعدد می شود.
لازم به ذکر است که مسئولیت های مسئول دفتر بر حسب حوزه شغلی که مسئول دفتر در آن فعالیت می کند، متفاوت است. به همین دلیل قصد داریم در ادامه مطلب وظایف مسئول دفتر و مشکلات مسئول دفتر در حوزه های شغلی پرکاربرد را بررسی کنیم.
شرح وظایف منشی و مسئول دفتر
همانطور که گفته شد فرق بین منشی و مسئول دفتر در وظایف و نقش آنها است. منشی وظایف اجرای کارهای روزمره اداری مانند برقراری ارتباط با مشتریان و کارمندان، انجام امور اداری و دفتری و همچنین رسیدگی به امور حسابرسی و… را دارد. ما در مقاله شرایط استخدام منشی آریا تهران، همه چیز برای منشی شدن و شرایط استخدام را بررسی کرده ایم.
در مقابل، مسئول دفتر وظایف مدیریتی دفتر را بر عهده دارد و بر تمام فعالیت های روزانه دفتر نظارت می کند. مهم ترین وظیفه مسئول دفتر برنامه ریزی دقیق برای رشد سازمان و همچنین مدیریت اسناد و انجام امور اداری و دفتری است. با شرکت در دوره آموزش امور اداری و دفتری آریا تهران می توانید به راحتی امور اداری و دفتری هر سازمانی را انجام دهید و در پایان دوره مدرک فنی حرفه ای معتبر جهت استخدام دریافت کنید.
شرح وظایف مسئول دفتر مدیرعامل
مسئول دفتر مدیر عامل نقش مهمی در تسهیل انجام امور مدیرعامل دارد و به عنوان دست راست مدیرعامل، مسئولیت های متنوعی را در راستای بهینه سازی انجام امور اداری دارد. مسئول دفتر مدیرعامل به انگلیسی Executive Assistant گفته می شود.
وظایف مسئول دفتر مدیرعامل عبارت است از :
- مدیریت تماس ها و مکاتبات
- هماهنگی و تنظیم جلسات
- پیگیری پروژه ها وارزیابی پیشرفت
- حفظ ارتباطات موثر با کارمندان و مدیرعامل
- دسته بندی و مدیریت اطلاعات و اسناد مهم
- تهیه گزارشات از عملکرد ماهانه سازمان
- حفظ محرمانگی اطلاعات سازمان
این موارد تنها بخشی از وظایف مسئول دفتر مدیرعامل است. موارد دیگر با توجه به نوع حوزه شغلی و تقاضای مدیرعامل متفاوت است. برای کسب اطلاعات بیشتر و مشاهده تجربه سایر کاربران از این شغل، می توانید به صفحه مسئول دفتر مدیر عامل نی نی سایت مراجعه کنید. وب سایت نی نی سایت بستری را فراهم می کند تا کابران بتوانند تجربیات خود را به صورت رایگان به اشتراک بگذارند.
وظایف مسئول دفتر فنی
مسئول دفتر فنی به عنوان یکی از اعضای مهم تیم های فنی و مهندسی، نقش مهمی در هماهنگی و مدیریت پروژه ها دارد. این شخص باید با جزئیات پروژه ها آشنا باشد و اطمینان حاصل کند که تمامی فعالیت ها به طور منظم و مطابق با زمان بندی انجام می شوند. در ادامه به شرح وظایف مسئول دفتر فنی می پردازیم.
یکی از وظایف مسئول دفتر فنی، ثبت و پیگیری مستندات فنی و تهیه گزارش های پروژه ها در نرم افزارهایی مانند اکسل است. اگر نمی دانید اکسل چیست و چه کاربردی دارد، پیشنهاد می کنیم حتما مقاله اکسل چیست آریا تهران را مطالعه کنید. همچنین، ما در صفحه آموزش اکسل آریا تهران نحوه کار با این نرم افزار و ثبت اطلاعات در آن را آموزش داده ایم.
یکی دیگر از وظایف مسئول دفتر فنی، هماهنگی جلسات و تسهیل ارتباطات میان تمامی اعضای تیم و ذینفعان پروژه است. همچنین، این شخص باید با دقت زمان بندی جلسات را تنظیم کند و پس از هر جلسه گزارش های دقیق تهیه کند تا پیشرفت پروژه ها به خوبی مستند شود. برای تهیه گزارش های دقیق می بایست مهارت تایپ سریع را داشته باشید. با شرکت در کلاس آموزش تایپ ده انگشتی آریا تهران، می توانید این مهارت را به صورت عملی و کاربردی آموزش ببینید.
مسئول دفتر بانک
در پاسخ به سوال مسئول دفتر بانک چیست می توان گفت مسئول دفتر بانک شخصی است که بر انجام امور بانکی نظارت می کند و و باعث تسهیل انجام فرآیندهای بانکی می شود. یکی از مهم ترین وظایف مسئول دفتر بانک رسیدگی به امور حسابداری است. با شرکت در کلاس حسابداری آریا تهران می توانید تمام اصول و مهارت های حسابداری را همراه با مدرک معتبر کسب کنید و با استفاده از این مهارت درآمد زیادی کسب کنید.
شرح وظایف مسئول دفتر بانک شامل مدیریت و نظارت بر فعالیت های روزانه کارکنان، ایجاد تقویم کاری، تخصیص وظایف به کارکنان، بایگانی مدارک مهم و… می شود. علاوه بر این مسئول دفتر بانک باید اطلاعات مربوط به حساب های مشتریان، وام ها و سایر خدماتی را به روز نگه دارد. همچنین، مسئول دفتر بانک باید به بررسی و تحلیل گزارش های مالی بپردازد تا نقات قوت و ضعف بانک را شناسایی کند.
با مراجعه به صفحه شرایط استخدام بانک، می توانید با تمام شرایط، مدارک و مهارت های لازم برای استخدام در بانک های مختلف ایران آشنا شوید و با توجه به شرایط خود در بانک مناسب استخدام شوید. در این صفحه هر آن چیزی که برای هر شغلی دربانک نیاز دارید را بررسی کرده ایم.
وظایف مسئول دفتر بیمارستان
مسئول دفتر بیمارستان، نقش مهمی در مدیریت و هماهنگی امور اداری و خدماتی بیمارستان دارد. وظایف مسئول دفتر بیمارستان شامل پذیرش بیماران، پاسخ به سوالات و حل مشکلات مربوط به خدمات درمانی است. یکی از وظایف اصلی مسئول دفتر بیمارستان، مدیریت اطلاعات بیمارستانی است. این وظیفه شامل ثبت سوابق پزشکی، هماهنگی نوبت ها، پیگیری روند درمان بیماران و نظارت بر عملکرد کارکنان است.
وظایف مسئول دفتر طراحی ساختمان
مسئول دفتر طراحی ساختمان شخصی است که بر فرآیند طراحی و اجرای پروژه های ساختمانی نظارت می کند. یکی از وظایف اصلی مسئول دفتر طراحی ساختمان، هماهنگی بین تیم های مختلف شامل معماران، مهندسان و پیمانکاران است.
دیگر وظایف مسئول دفتر شامل مدیریت زمان بندی پروژه، مدیریت بودجه هر پروژه و نظارت بر کیفیت کار و تطابق آن با استانداردهای صنعتی است. همچنین، مسئول دفتر طراحی ساختمان باید با مشتریان و ذینفعان پروژه ها در ارتباط باشد تا نیازها و انتظارات آنها را به مهندسان اطلاع دهد که در فرآیند طراحی لحاظ شود.
مهارت های مسئول دفتر
مسئول دفتر یک سازمان یا نهاد به عنوان محور اصلی ارتباطات و هماهنگی ها، نیازمند مجموعه ای از مهارت ها است که با استفاده از آنها می تواند تمام وظایف خود را انجام دهد. یکی از مهم ترین مهارت های مورد نیاز هر مسئول دفتر در تمام حوزه های شغلی، مهارت فن بیان و برقراری ارتباط موثر است.اگر نمی دانید فن بیان چیست و چگونه می توان آن را تقویت کرد، پیشنهاد می کنیم مقاله فن بیان چیست آریا تهران را مطالعه کنید. همچنین، با شرکت در کلاس فن بیان در تهران می توانید تمام اصول فن بیان را آموزش ببینید و با دریافت مدرک فنی حرفه ای این دوره شانس استخدام خود را افزایش دهید.
یکی دیگر از مهارت های مورد نیاز مسئول دفتر، کار با کامپیوتر است. مسئول دفتر می بایست تمام اطلاعات مهم را در کامپیوتر ثبت کند، بنابراین کار با کامپیوتر به شدت ضروری می باشد. ما در مقاله کامپیوتر آریا تهران، همه چیز درباره کامپیوتر، کاربرد آن و نحوه استفاده درست از کامپیوتر را بررسی کرده ایم. در صورتی که به دنبال یادگیری کامپیوتر با فیلم به صورت رایگان هستید، می توانید به صفحه دانلود رایگان آموزش کامپیوتر صفر تا صد مراجعه کنید.
مهم ترین مهارت کامپیوتری که تمام مسئولان دفترها باید داشته باشند، مهارت icdl است. icdl مجموعه ای از نرم افزارهای اداری مهم می باشد که در هر حوزه شغلی و صنعتی ضروری می باشند. با شرکت در دوره icdl فنی حرفه ای ، می توانید این مهارت را به صورت جامع و عملی فرا بگیرید و با کسب مدرک فنی حرفه ای در هر حوزه شغلی استخدام شوید. همچنین، با مراجعه به صفحه آموزش icdl رایگان می توانید ویدیوهای آموزشی این مهارت را به صورت رایگان مشاهده کنید.
جایگاه مسئول دفتر در چارت سازمانی
امروزه، سازمان ها و ادارات نیازمند ساختارهای منجسم و کارآمدی هستند که به رشد و پیشرفت آنها کمک کند. به همین دلیل برای ایجاد این ساختار منجسم، شخصی را به عنوان مسئول دفتر استخدام می کنند تا با انجام وظایف مدیریتی و نظارت بر عملکرد سازمان این هدف را برایشان به ارمغان آورد.
همانطور که پیش تر گفته شد، وظایف و جایگاه مسئول دفتر با توجه به نوع سازمان و تقاضای کارفرما متفاوت است. در ادامه این مقاله به بررسی وظایف و جایگاه مسئول دفتر در چارت سازمانی می پردازیم.
شرح وظایف مسئول دفتر در ادارات دولتی
مسئول دفتر در ادارات دولتی به عنوان یکی از ارکان اصلی ساختار اداری، وظایف متنوع و مهمی را بر عهده دارد. یکی از وظایف اصلی مسئول دفتر اداری، مدیریت و سازماندهی امور اداری و دفتری است. این وظیفه شامل برنامه ریزی و هماهنگی جلسات، تنظیم و نگهداری تقویم های کاری مدیران و مدیریت مکاتبات اداری می شود.
علاوه بر این، مسئول دفتر در ادارات دولتی باید با قوانین و مقررات اداری آشنا باشد تا بتواند به درستی به مراجعین اطلاعات لازم را ارائه دهد و در صورت نیاز، آنها را به بخش های مربوطه هدایت کند. همچنین، مسئول دفتر اداری می بایست اطلاعات مهم بخش خود را با استفاده از مهارت icdl در نرم افزارهای اداری مهم مانند نرم افزار word ثبت کند که جزو وظایف اداری و دفتری مسئول دفتر می شود.
اگر نمی دانید نرم افزار word چیست و چه کاربردی دارد، پیشنهاد می شود مقاله نرم افزار word آریا تهران را مطالعه کنید. ما در این مقاله همه چیز درباره این نرم افزار و نحوه کار با آن در ادارات دولتی را بررسی کرده ایم.
شرح وظایف مسئول دفتر دادگاه
مسئول دفتر دادگاه به عنوان یکی از ارکان اساسی نظام قضایی، وظایف متعددی را بر عهده دارد که به تسهیل و بهبود فرآیندهای دادگاهی کمک می کند. یکی از مهم ترین وظایف مسئول دفتر دادگاه، مدیریت و سازماندهی پرونده ها و مدارک قضایی است.
این مسئول باید اطمینان حاصل کند که تمامی مستندات به طور منظم و دقیق ثبت و نگهداری می شوند و در صورت نیاز به راحتی قابل دسترس هستند. همچنین، مسئول دفتر دادگه باید اطلاعات مربوط به تاریخ های جلسات دادگاه، احضاریه ها و سایر مستندات قانونی را به روز نگه دارد.
علاوه بر این، مسئول دفتر دادگاه باید توانایی های ارتباطی قوی داشته باشد تا بتواند به سوالات و درخواست های مراجعین پاسخ دهد. این فرد باید به عنوان رابط بین قاضی ها، وکلا و مراجعین عمل می کند و باید اطمینان حاصل کند که اطلاعات حقوقی و اداری به درستی منتقل شوند.
شرح وظایف مسئول دفتر ریاست
مسئول دفتر ریاست به عنوان یکی از ارکان کلیدی و مهم در هر سازمان، وظایف و مسئولیت های متععدی را بر عهده دارد که به طور مستقیم بر کارایی و عملکرد مدیران ارشد تاثیر می گذارد. یکی از وظایف اصلی او، مدیریت و سازماندهی برنامه ها و جلسات رئیس است. این شخص باید تقویم کاری رئیس را به دقت تنظیم کرده و تمام ملاقات ها، کنفرانس ها و جلسات را برنامه ریزی کند.
علاوه بر برنامه ریزی، مسئول دفتر ریاست باید توانایی های ارتباطی قوی داشته باشد تا بتواند به عنوان رابط بین رئیس و سایر بخش ها عمل کند.این فرد باید به سوالات و درخواست های کارکنان و دیگر ذینفعان پاسخ دهد. همچنین، مسئول دفتر ممکن است در برخی مواقع به نمایندگی از رئیس در جلسات و ملاقات ها حاضر شده و نظرات و تصمیمات رئیس را منتقل کند.
یکی دیگر از وظایف مسئول دفتر ریاست، مدیریت مکاتبات اداری و مستندات سازمانی است. این مسئول باید تمامی نامه ها، ایمیل ها ومدارک را ثبت و طبقه بندی کند تا در صورت نیاز به راحتی قابل دسترس باشند.
شرح وظایف مسئول دفتر نماینده مجلس
مسئول دفتر نماینده مجلس به عنوان دست راست نماینده، نقش مهمی در تسهیل ارتباطات و هماهنگی های کاری دارد. این شخص باید توانایی مدیریت زمان و اولویت بندی وظایف را داشته باشد، زیرا تدیون و برنامه ریزی جلسات نماینده یکی از وظایف مسئول دفتر نماینده مجلس می باشد.
مسئول دفتر نماینده مجلس باید با درک عمیق از برنامه ها و اولویت های نماینده، زمان بندی دقیق جلسات را انجام دهد و اطمینان حاصل کند که نماینده تمامی اطلاعات و مستندات لازم برای هر جلسه را در اختیار دارد. این کار به نماینده این امکان را می دهد که با آمادگی کامل در جلسات حاضر شوند و به بهترین نحو وظایف خود را انجم دهند.
یکی دیگر از وظایف مسئول دفتر حرفه ای نماینده مجلس، پیگیری مسائل و درخواست های مردمی است. او باید به دقت تمامی درخواست ها و مشکلات شهروندان را ثبت و دسته بندی کند و این اطلاعات را به نماینده منتقل کند. در صورتی که این وظیفه به درستی انجام شود، نماینده می تواند از مشکلات و چالش های شهروندان آگاه شود و در راستای حل آنها اقدام نماید.
جزوه وظایف اداری و دفتری مسئول دفتر
برای آگاهی بیشتر از نقش مسئول دفتر، مهارت های مورد نیاز و وظایف مسئول دفتر در حوزه های شغلی متفاوت، می توانید کتاب مسئول دفتری نوشته فریبا ورقایی را به صورت فیزیکی و یا نسخه کتاب مسئول دفتر pdf را از سایت کتابراه به نشانی www.ketabrah.ir دریافت کنید. با مطالعه این کتاب می توانید با همه چیز درباره شغل مسئول دفتری آشنا شوید و به خوبی از این شغل درآمد کسب کنید.
سوالات متداول
مسئول دفتر فردی است که وظیفه هماهنگی، مدیریت و سازماندهی فعالیت های اداری یک دفتر و یا سازمان را بر عهده دارد و به عنوان دست راست مدیر عامل شناخته می شود.
مسئول دفتر به انگلیسی office manager گفته می شود.
هدف از شغل مسئول دفتر، تسهیل و هماهنگی فرآیندهای اداری و خدماتی در سازمان است.
حقوق مسئول دفتر به طور کلی مطابق با حقوق وزارت کار می باشد و می تواند بین ۸ الی ۱۲ میلیون تومان در ماه باشد. البته میزان حقوق با توجه به نوع فعالیت و حوزه کاری متفاوت می باشد.
شغل مسئول دفتر مدیرعامل شامل مدیریت برنامه ها، هماهنگی جلسات و پیگیری امور روزمره مدیرعامل به منظور بهینه سازی زمان و منابع است.
شغل مسئول دفتر بانک شامل مدیریت امور اداری، نظارت بر عملکرد کارکنان، رسیدگی به امور حسابداری، ثبت و دسته بندی مدارک و راهنمایی مراجعه کنندگان می شود.
مسئول دفتر معمولا نمی تواند اسناد قانونی یا رسمی مانند قراردادها و اسناد مالیاتی را ثبت کند، زیرا این کار به مجوزهای خاص نیاز دارد.
منشی وظایف اجرای کارهای روزمره اداری مانند برقراری ارتباط با مشتریان و کارمندان، انجام امور اداری و دفتری و همچنین رسیدگی به امور حسابرسی و… را دارد.در مقابل، مسئول دفتر وظایف مدیریتی دفتر را بر عهده دارد و بر تمام فعالیت های روزانه دفتر نظارت می کند.
source